AVIS DE RECRUTEMENT EXTERNE 099-2025/HPG

Le cabinet conseil et accompagnement stratégique des entreprises et organisations, HUMAN PROJECT GROUP S.A, recrute pour le compte d’un projet, le poste suivant :

Poste  : UN(E) (01) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(IVE) / CAISSIER(ERE) 

• MISSIONS

Sous la responsabilité hiérarchique du Coordonnateur du programme, le/la assistant/assistante administratif/administrative caissière aura pour mission principale la saisie, la réception/classement du courrier, la gestion de la communication, des rendez-vous et du bon accueil des visiteurs du programme.

• TÂCHES ET RESPONSABILITES

1. Gestion administrative

• Gestion des documents administratifs:

• Assurer l'archivage et le suivi des documents administratifs liés au programme (rapports, correspondances, etc.);
• Gérer les demandes de renseignements internes et externes, répondre aux appels et aux emails, et assurer la gestion des agendas pour les réunions et les événements du programme;
• Préparer et classer les dossiers administratifs en respectant les règles de confidentialité et de sécurité des informations.

• Préparation des réunions et des événements :

• Assister à la préparation et à l’organisation des réunions de coordination, de planification et des autres événements liés au programme (réunions avec les partenaires, conférences, ateliers);
• Prendre des notes pendant les réunions et préparer des comptes-rendus détaillés pour suivi.

• Support logistique :

• Organiser les déplacements du personnel et des partenaires en coordonnant les réservations de transport, d’hébergement et les autres aspects logistiques nécessaires à la bonne exécution du programme;
• Assurer le suivi des fournitures de bureau et des équipements nécessaires au fonctionnement quotidien du programme.
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• 2. Gestion de la caisse et des transactions financières
• Suivi de la caisse :
• Gérer la caisse du programme, en enregistrant toutes les transactions de manière précise et en respectant les procédures internes;
• Assurer la gestion quotidienne des fonds, y compris les petites dépenses et les remboursements, tout en veillant à la bonne répartition des fonds selon les besoins du programme.

• Gestion des paiements:

• Effectuer les paiements en espèces, les remboursements, et traiter les dépenses quotidiennes liées au programme en respectant les budgets et les lignes budgétaires allouées;
• S'assurer que les justificatifs nécessaires (factures, reçus) sont obtenus pour chaque transaction et les archiver correctement.

• Préparation des rapports de caisse :

• Réaliser un suivi quotidien, hebdomadaire et mensuel des fonds en caisse, en préparant des rapports de gestion financière pour le comptable et le responsable administratif et financier;
• Participer à la préparation des rapports financiers périodiques en fournissant les informations nécessaires sur les flux de trésorerie et les dépenses en espèces.
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• 3. Suivi administratif des opérations financières
• Vérification des dépenses :
• Vérifier les dépenses engagées, s’assurer que celles-ci sont bien autorisées et respectent les prévisions budgétaires du programme;
• Collaborer avec le comptable pour garantir la bonne gestion des transactions et des paiements effectués.

• Gestion des fonds de caisse :

• Contrôler et s'assurer que les montants en caisse correspondent aux enregistrements effectués et qu'il n’y a pas de divergence;
• Gérer les demandes de fonds supplémentaires ou les ajustements nécessaires, en consultant le comptable et le responsable administratif et financier si besoin.
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• 4. Gestion de la communication interne et externe
• Communication interne:
• Faciliter la circulation des informations au sein du programme en transmettant les instructions administratives et financières aux membres de l'équipe;
• Assurer un soutien administratif aux équipes de gestion, en préparant les documents nécessaires à la prise de décision et à la gestion opérationnelle.

• Communication externe:

• Gérer la correspondance externe, notamment avec les partenaires, les fournisseurs et les bénéficiaires, en veillant à une communication professionnelle et efficace;
• Assurer la liaison avec les parties prenantes externes pour la gestion des paiements et des documents administratifs.
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• 5. Respect des procédures et conformité
• Conformité aux normes et procedures:
• Respecter les procédures internes du programme en matière de gestion administrative et financière;
• Participer à la mise en place et à la mise à jour des processus administratifs et financiers pour garantir la conformité avec les standards du programme et les exigences des bailleurs de fonds.

• Contrôles internes:

• Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des contrôles internes pour assurer une gestion rigoureuse et transparente des fonds et des ressources;
• Assurer une bonne documentation des dépenses, des recettes et des rapports financiers pour des audits internes ou externes.
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• 6. Support à l’équipe de gestion
• Soutien administratif quotidien:
• Fournir un soutien administratif général à l’équipe du programme, y compris la gestion des plannings, l'organisation des réunions et la préparation des documents de travail;
• Participer à l'élaboration et à la gestion des agendas des responsables du programme et des réunions importantes avec les parties prenantes.

• Assistance dans le suivi des activités du programme :

• Contribuer à la mise à jour des rapports d’avancement du programme et à la gestion des plannings pour assurer la bonne exécution des activités.
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• PROFIL DU POSTE

• Être titulaire d’un diplôme universitaire Bac +2 en gestion, comptabilité, administration ou tout autre diplôme équivalent;
• Avoir une formation en comptabilité ou en gestion administrative sera un atout
• Justifier d’une expérience professionnelle minimum de deux (02) ans dans un poste administratif ou de gestion financière, de préférence dans un programme ou projet financé par des bailleurs de fonds ou dans le secteur de la formation professionnelle.
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• COMPÉTENCES ET APTITUDES
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, etc.) 
• Connaissance des pratiques de gestion de la caisse et des procédures administratives;
• Rigueur, organisation et sens du détail.
• Autonomie et capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.
• Discrétion et respect des règles de confidentialité, notamment dans la gestion des informations financières.

NB : Consultez l’offre détaillée sur la plateforme de recrutement (Humancareers) en cliquant sur le lien suivant : databases-humanprojectgroup.com

 CONDITIONS GENERALES DU RECRUTEMENT

Le/la candidat(e) doit :

• Être de bonne moralité ;
• Être immédiatement disponible ;
• Maîtriser le français (écrit et oral) indispensable. La connaissance de l'anglais sera un atout ;
• Avoir la connaissance de la culture locale et des langues locales (Mooré, Bissa, Dioula, etc.) sera un plus. 

COMPOSITION DES DOSSIERS

• Une lettre de motivation adressée à l’Administrateur Général Adjoint de Human Project Group, datée et signée ;
• Un CV, détaillé, sincère, daté et signé + contacts (téléphone + adresse électronique) de trois (03) personnes de référence ;
• Une copie légalisée de la pièce d'identité ou du passeport ;
• Une copie légalisée du diplôme exigé ;
• Une copie des documents justifiant l'expérience professionnelle ;
• Une copie d’un extrait ou jugement supplétif d’acte de naissance.

NB : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour complément de dossiers :

•      Une photocopie légalisée du certificat de nationalité burkinabé ;

•      Un casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ;

•      Quatre (04) photos d’identité.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Type de contrat:  CDD d’une année renouvelable en fonction du financement et des performances avec une période d’essai.
• Lieu de travail: Ouagadougou au Burkina Faso (avec déplacements fréquents dans trois régions).
• Assurance maladie: Prise en charge à 80% pour l'employé et sa famille.
• Être de nationalité Burkinabé.

MODALITE DE RECRUTEMENT

Le recrutement se fera en trois (03) phases :

• Une présélection sur dossier ;
• Un entretien avec le jury (en ligne ou en présentiel) ;
• Un test d’adaptabilité (bilan de compétences) en ligne ou en présentiel.

NB : - Tout dossier incomplet sera rejeté

      : - Une enquête de moralité sera réalisée pour les candidats retenus dans la short-list.

PROCEDURE DE DEPOT DE DOSSIERS

Tous les candidats devront obligatoirement postuler à l’offre dans la base de données en créant un compte sur la plateforme en utilisant le lien suivant : databases-humanprojectgroup.com 

Cliquez sur « espace candidat », ensuite cliquez sur « créer votre compte » puis « renseignez les différents champs », insérez « votre mail » et un « mot de passe » puis validez, un mail de confirmation vous sera envoyé dans votre boite mail, vérifier puis confirmez votre inscription dans votre boîte mail.

Le dépôt des dossiers se fait en un seul fichier scanné en PDF et attaché à la création du compte dans la partie CV.

Consultez l’offre détaillée sur la plateforme de recrutement (Humancareers) : databases-humanprojectgroup.com

Les appels sont recevables de 14 heures à 17 heures

Contacts :+226 02 60 33 33/ +226 02 60 12 12/+226 03 20 23 23

Date limite de dépôt des dossiers :  Jeudi 04 septembre 2025 à 23 heures 59 minutes

NB : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les compléments de dossier.